人力でいく?それとも自動化?採用管理システムを導入すべき企業とは?

人力でいく?それとも自動化?採用管理システムを導入すべき企業とは?

最近人事業界でよく耳にするキーワード「HRテック」。

どれくらいトレンドになっているのかと、Googleトレンドで調べてみました。

2016年からのトレンドをみてみると、まずは2016年の夏頃に大きな波があり、そのあと徐々に山が大きくなっているのが確認できます。

N2i の提供するチャットボットATS「ノリスケ®採用管理」もHRテックの一種です。「採用管理システム(ATS)」というツールに分類されます。

人事経験者として、ATSはHRテックの中でも私がいちばん推したい採用ご担当者様向けのツールなのですが、さて、ではそのATS、一体どのような企業が導入をしているのでしょうか。

今回のノリスケブログでは、ATSの導入企業様がATSを検討されたきっかけなどをまとめてみます。導入をご検討中の企業様や、ATSをまだご存じでない企業様、人事ご担当者様のご参考になれば幸いです。

ではまず、ATSとは何か、簡単ですがおさらいしてみます。

採用管理ツール(ATS)とは?

採用管理ツール(英語だとATS: Applicant Tracking System)は、

  • 求人情報
  • 応募者情報
  • 面談や面接の選考管理
  • 応募者に対する採用担当者の評価
  • 内定者の管理

といった、応募から入社まで、求人の際に発生する情報を一元管理できるシステムのことです。

ATS導入のきっかけは?

ATSをお使いの企業様の導入理由は様々です。

これまで長い間、人力で求人や応募者を管理してきたのに、なぜ新しいツールを導入したい!と思われたのでしょうか?

採用業務に取り組む上での課題は数多くありますが、ATSをご利用中の企業様や、「ノリスケ採用管理」にいただくお問い合わせ、そして実際に人事採用をしていた私の経験から申し上げますと、大きく次の3点に集約できます。

  • 採用コストを削減したい
  • 応募者への対応をスピードアップしたい
  • 応募者情報を一元管理・共有したい

採用コストを削減したい

採用コスト管理は、年間の人事予算計画に関わってくるため、重要な管理業務です。

採用にかかるコストをまとめてみます。

  • 求人広告費(制作および掲載料)
  • 人材紹介料(あるいは成功報酬費)
  • 説明会等の開催にかかる費用
  • 会社案内といった配布物の印刷代

これに加えて、採用業務で可視化されにくい「人的リソース」もコストとして考える必要があります。

  • 求人に関する企画を検討する時間
  • 求人媒体と打ち合わせをする時間
  • 求人原稿を確認・承認する時間
  • 応募者からの書類を確認する時間
  • 面接や面談などの日程調整とリスケジュールにかかる時間
  • 面接や面談にかかる時間
  • 内定者に研修を行う時間
  • 上記全てにおいて、担当者間で情報を共有する時間

これらの業務は、企業にとってはコストですが、日程調整を自動化したり、応募者の情報を一元管理したりすることで時間と工数を削減し、人的コストを削減することは可能です。

応募者への対応をスピードアップしたい

売り手市場の続く昨今、応募者への対応スピードが重要さを増しています。

そのため、応募があった際にすぐに連絡を返せるような体制づくりに取り組んでいる企業も多くなってきました。

しかし、若年層の採用を強化していきたい企業は多い中、その世代の電話離れが深刻な課題となってきます。

(出典:総務省情報通信政策研究所の調査(H28))

世代ごとの通信手段を調べたこのグラフでわかることは、

  1. 10代、20代の若者は「SNS利用」がダントツの1位。
  2. 10代、20代の若者は固定電話を殆ど使わない。全世代の平均値と比較すると、携帯電話の利用率も低い。

応募があったから電話で面接の日程調整をしようと思ったのに、なかなか連絡がつかない。なんども電話をかけ直し、連絡が取れた頃には面談・面接を辞退される。

最近の応募者の電話連絡に対するレスポンスが悪いと感じている採用担当者様も少なくないのではないでしょうか?

最新のATSは、そのような課題を解決してくれます。弊社の「ノリスケ採用管理」の場合、日程調整をチャットボットが自動で行うため、応募者とのファーストコンタクトをメールやSNSといった、今多用されている新しいコミュニケーション手段にシフトすることができます。

応募者情報を一元管理・共有したい

採用活動に関わる情報を社内で共有することで、より円滑な採用活動が可能となります。

Excelファイルを共有フォルダに格納するなどの方法をとっている方もいるかもしれませんが、採用情報が格納されているファイルパスを知っている人はどれだけいるでしょうか。自分以外の担当者が、こまめに情報を更新してくれているとも限りません。

求職者からの急な電話連絡を担当者以外が受けた際に、既に受領している情報を取り出せず、同じ質問を何度もしてしまったり、簡単な用件にも関わらず電話を折り返す二度手間が発生したりしてしまうことはありませんか?

また、情報を共有化せず、選考から内定フォローまでを特定の担当者しか理解していない、属人化の進む環境の場合、その担当者が傷病などで突発的な休暇が必要となった場合、採用活動もストップしてしまう恐れがあります。

社内で情報を共有することは、採用担当者の工数の削減と採用活動の質の向上に繋がっていきます。

ATSを導入すべき企業とは?

さて、このように採用における課題をお持ちの企業様には、是非ATSの導入をオススメしたいと思います。

よく、どのような企業がATSの利用に向いているのか、というご質問を受けますが、ATSの場合、企業様の業種は問いません。

企業規模については、最近では、従業員100名未満の中小企業様からのお問い合わせも増えています。

例えば、月に1~3名程度を採用したい場合、月平均で30の応募数が目標値となります。

これを2名の担当者で行っている企業様は、ひと月の採用業務は上述のような書類選考〜内定者準備まで、猫の手も借りたいぐらいの業務量となります。

従業員10,000名以上の企業様では、採用担当者が3〜5名、あるいはそれ以上になることも珍しくありません。

採用チームの人数が増えるほど、応募者情報の共有に混乱をきたし、現場がカオスとなることは想像にも難くありません。採用業務において、情報共有は重要な課題ですが、応募者へのメール・電話の進捗状況や、面接・面談内容の共有がしっかり管理できている企業様は実は少ないのではないでしょうか。

 

ここで私の過去の経験を少しお話したいと思います。

私は前職で、月に平均20〜25名の中途採用を行っていました。月の応募は300名弱で、担当者3名で業務を分担していました。

応募から面接の設定をするだけでも、課題は山積みです。

応募者と連絡が取れるまでに、一体何度連絡をする必要のあったことか……。

就業後はもちろん、土日に出社して連絡をする事もありました。その際に、直接担当をしていない応募者の情報や連絡先が分からず「担当者からかけ直します」とのやり取りが発生することも頻繁でした。

結果、他社に先を越されて日程調整まで進んでしまうと、採用に至る確率は大きく下がります。

応募者と面接担当者の日程調整にもひと苦労があります。

このように、日程調整をひとつとっても課題が山盛りで、これは企業規模にはよりません。

 

最後になりましたが、ATSの導入をオススメしたい企業様をまとめてみます。

業種:不問

企業規模:従業員数が100名未満の中小企業様から従業員10,000名以上の大企業様まで

毎月の応募数:月平均の応募数が10名を超える企業様

採用チームの体制:おひとりさま人事からチームの人数が増えれば増えるほど

人力じゃムリ!と悲鳴を上げそうな人事ご担当者様、是非一度、採用活動における御社の課題を棚卸し・整理して、ATSの導入を検討されてはいかがでしょうか。

ノリスケ採用管理なら、必ずお役に立てると思います。

 

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派遣会社時代に超絶欲しかった!利用者により近い目線でチャットボットATS「ノリスケ採用管理」の営業と開発に奔走!

チャットボットATS「ノリスケ 採用管理」についてはこちらのページをご覧ください。